Gouvernance

CONSTITUTION DE L’ASSOCIATION DES ÉTUDIANTES ET ÉTUDIANTS AUX ÉTUDES SUPÉRIEURES DE L’UNIVERSITÉ LAURENTIENNE

     1.Nom

Laurentian University Graduate Students’ Association/Association des étudiantes et étudiants aux études supérieures de l’Université Laurentienne (GSA|AÉÉS)

     2. Objectifs

a) Représenter tous les étudiants diplômés à tous les niveaux administratifs de l’Université Laurentienne;

b) Développer, observer et promouvoir les affaires scolaires et sociales des étudiants;

c) Représenter les membres de la GSA|AÉÉS dans leurs pourparlers avec les dirigeants de l’Université Laurentienne;

d) Promouvoir l’esprit de communauté parmi les étudiants diplômés;

e) Développer et maintenir un gouvernement d’étudiants diplômés responsable qui fera la promotion des intérêts des membres de la GSA|AÉÉS et donnera un accès à la communication entre les membres et représentants de l’Université Laurentienne;

f) Avancer la cause de l’enseignement supérieur au sein de l’Université Laurentienne et la ville du Grand Sudbury;

g) Être la liaison entre les membres de la GSA|AÉÉS et les autres institutions éducatives, le public en général et les associations générales d’étudiants;

h) Recevoir et administrer tous les fonds de la GSA|AÉÉS.

     3. Adhésion

i) Qualifications

a) Le GSA|AÉÉS se compose de tous les individus qui sont dûment inscrits dans un programme d’études supérieures qui permet d’avoir un diplôme ou un certificat, délivré par l’Université Laurentienne et qui ont payé les frais de scolarité. Ceci inclut les étudiants diplômés à temps plein et à temps partiel.

b) Tous les étudiants inscrits dans un programme d’études supérieures d’autre institution, mais dont la majorité de leurs études supérieures ou de recherche se font sur les campus de la Laurentienne par une articulation, un accord de coopération ou autres ont le droit d’adhérer à la GSA|AÉÉS, à condition de payer les frais requis.

ii) Droits des membres

Tous les membres de la GSA|AÉÉS auront le droit de :

a) Participer aux assemblées générales de la GSA|AÉÉS et d’y présenter des motions;

b) Participer à toutes les réunions ordinaires de la GSA|AÉÉS du conseil mixte;

c) Proposer des référendums ou rappeler des procédures en conformité avec les règlements de la GSA|AÉÉS;

d) Nommer ou soutenir des candidats, qui se présentent comme représentants étudiants ou comme membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS, comme prévu dans la présente;

e) Participer à des événements ou des activités parrainées par la GSA|AÉÉS ou ses agents en conformité avec tous les règlements de la GSA|AÉÉS.

f) Accéder à tous les dossiers financiers de la GSA|AÉÉS, lesquels seront remis par le conseil exécutif dans les quatorze jours ouvrables suivant la demande. Ils ont aussi droit à une explication. Lorsque la demande est plus compliquée et exige plus de temps que les quatorze jours ouvrables spécifiés, dans ce cas, un avis écrit doit être donné au(x) membre(s) qui en a (ont) fait la demande.

g) Tous les droits et privilèges prévus dans la présente sont remplacés par les lois et règlements fédéraux et provinciaux.

iii) Droits d’adhésion

a) Les cotisations doivent être payées en même temps que les frais de scolarité, lors de l’inscription à un programme d’études supérieures à l’Université Laurentienne;

b) Les frais d’adhésion sont susceptibles de changer, avec préavis par décision du conseil mixte de la GSA|AÉÉS jusqu’à un maximum de 10 % par an. Tout montant dépassant 10 % doit être soumis à un référendum.

     4. Membres du conseil exécutif et représentants étudiants de la GSA|AÉÉS

i) Membres du conseil exécutif

a) Le conseil exécutif comprend un président (1), un vice-président (1), un secrétaire (1), un trésorier (1), et deux (2) responsables des activités récréatives;

b) Tous les membres du conseil exécutif doivent être membres de la GSA|AÉÉS, être inscrits à temps plein ou à temps partiel aux études supérieures à l’Université Laurentienne, dont l’inscription doit être définie par l’École des études supérieures à l’Université Laurentienne;

c) Tous les membres du conseil exécutif doivent assister et participer régulièrement aux réunions du conseil exécutif et du conseil mixte;

ii) Représentants étudiants

a) Les représentants étudiants sont qualifiés comme des représentants de chaque programme d’études supérieures. L’admissibilité au programme sera sujette à la reconnaissance par l’école des études supérieures de l’Université Laurentienne;

b) En plus des représentants étudiants, des représentants de huit groupes siègeront au conseil des représentants et participeront aux réunions du conseil mixte : commissaire international, commissaire mature et à temps partiel, commissaire francophone, commissaire autochtone, femme commissaire, commissaire des diversités sexuelles et du genre, commissaire du syndicat et commissionnaire à l’accessibilité et aux besoins spéciaux. Le poste de commissaire peut être partagé entre deux individus, qui, tous deux, représentent un groupe et un vote, si toutes les parties en conviennent ainsi.

iii) Définitions et restrictions

a) Les affaires internes de la GSA|AÉÉS doivent être gérées par le conseil exécutif et le conseil des représentants étudiants;

b) La durée du mandat sera du 1er mai au 30 avril;

c) Les membres potentiels de la GSA|AÉÉS peuvent se présenter aux élections; cependant, SEULS les étudiants diplômés, inscrits dans un programme du deuxième cycle à l’Université Laurentienne, membres en bonne et due forme de la GSA|AÉÉS, peuvent occuper ce poste, si élu;

d) Tous les postes peuvent être détenus pour une durée maximale de quatre (4) mandats consécutifs. Noter que chaque terme est d’une durée de (1) an. Ces individus peuvent occuper d’autres positions avant ou après leur terme de 4 ans maximum;

e) Personne ne peut occuper plus d’un poste simultanément, que ce soit au conseil exécutif ou au conseil des représentants étudiants ou une combinaison.

f) Tous les postes du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS et du conseil des représentants étudiants sont sur une base volontaire, sans rémunération financière de la GSA|AÉÉS.

e) Tous les représentants étudiants au conseil mixte doivent être des membres en règle de la GSA|AÉÉS, inscrits à des études supérieures à l’Université Laurentienne.

     5. Pouvoirs

i) Généralités

a) Le conseil mixte de la GSA|AÉÉS peut adhérer à la GSA|AÉÉS par un contrat licite;

b) Le conseil mixte de la GSA|AÉÉS peut passer des contrats et exercer tous les pouvoirs tels que définis par la Constitution de la GSA|AÉÉS;

c) Le conseil exécutif et le conseil mixte de la GSA|AÉÉS peuvent créer et nommer des commissions, des départements des commissions, des groupes de travail et des comités, permanents et ad hoc, qu’ils jugent dans l’intérêt de la GSA|AÉÉS et nécessaires au fonctionnement efficace des affaires de la GSA|AÉÉS. Tous les conseils, commissions, départements, groupes de travail et comités ainsi créés sont redevables au conseil exécutif et au conseil mixte de la GSA|AÉÉS.

d) De temps à autre, le conseil exécutif et le conseil mixte de la GSA|AÉÉS doivent également évaluer les conseils existants, les commissions, les départements, les groupes de travail et comités afin de déterminer et justifier leur continuité ou leur élimination, par le processus d’examen interne établi par la GSA|AÉÉS;

e) La résiliation de tout organisme créé en vertu de l’alinéa 5.i) c) peut être annulé par la majorité des voix du conseil mixte. Une telle résiliation requiert l’arrêt immédiat de tout engagement et procédé entrepris par le groupe en question, à moins d’avis contraire.

ii) Gestion financière

a) Pour les opérations normales de la GSA|AÉÉS, les contrats peuvent être signés par le président, le vice-président ou le trésorier, sans tenir compte de l’alinéa 5.i) a);

b) Aucun contrat ou accord ayant une implication légale ou financière de plus de 1000 $ ne peut être signé par les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS sans l’approbation du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS. Aucun contrat ou accord ayant une implication légale ou financière de plus de 10 000 $ ne peut être signé sans une approbation écrite et légale, approuvée par le conseil exécutif et le conseil des représentants étudiants.

c) Tous les chèques, les lettres de change et les autres effets à payer comme les billets ou les factures émises au nom de la GSA|AÉÉS seront approuvés par deux des trois membres signataires du conseil exécutif :

d) Le président, le vice-président ou le trésorier peuvent endosser des billets et des brouillons à déposer dans le compte de la GSA|AÉÉS à leurs banques et endosser des billets et des chèques à déposer dans le compte de l’association à leurs banques;

e) Sauf indication contraire prévue dans la présente, les membres du conseil exécutif sont expressément habilités à acheter, à louer ou acquérir, à aliéner, à vendre, à échanger ou à aliéner les actions, les droits, les bons de souscription, les options et autres titres, terrains, bâtiments et autres biens, meubles ou immeubles, réels ou personnels, ou tout autre droit ou intérêt afférent appartenant à la GSA|AÉÉS, approuvés par le conseil exécutif de la GSA|AÉÉS et présentés aux membres.

iii) Exécution des documents 

Les actes, les transferts, les licences, les contrats et les engagements au nom de la GSA|AÉÉS seront signés par le président, le vice-président ou le trésorier.

iv) Surveillance

Lors de l’assemblée générale, il faut informer les membres des mesures prises par les membres du conseil exécutif et par les représentants étudiants de la GSA|AÉÉS, en conformité avec leurs pouvoirs.

v) Limitations des pouvoirs

Aucun membre du conseil exécutif ou représentant des étudiants de la GSA|AÉÉS n’a le pouvoir de retenir ou de
retarder un paiement ou un service approuvé par une seule motion du conseil exécutif ou conjointement par le conseil exécutif et le conseil des représentants étudiants de la GSA|AÉÉS. Une telle autorisation ne peut être annulée par une résolution des membres du conseil exécutif ou des représentants étudiants de la GSA|AÉÉS, le cas échéant.

vi) Intention

a) Lorsque cela n’est pas expressément prévu dans la présente, il est reconnu que le conseil exécutif de la GSA|AÉÉS sera responsable des opérations quotidiennes normales de la GSA|AÉÉS.

b) Le conseil des représentants étudiants existe pour : a) assurer la liaison entre le conseil exécutif de la GSA|AÉÉS et les différents départements; b) commenter et voter sur les opérations extraordinaires de la GSA|AÉÉS, et c) assurer la transparence et l’imputabilité dans les grandes opérations de la GSA|AÉÉS.

vii) Responsabilités

Les obligations décrites dans ce document peuvent être accomplies, si les membres sont en accord, par des personnes qui ne sont pas directement liées par leurs fonctions dans la constitution.

a) Président
1. Le président convoquera et présidera toutes les réunions de la GSA|AÉÉS
2. Le président est responsable de maintenir l’ordre, d’appeler les conférenciers et de respecter l’ordre du jour de toutes les réunions;
3. Le président veillera à l’administration et à la supervision générales des affaires et des opérations de la GSA|AÉÉS;
4. Le président et le vice-président signeront tous les règlements;
5. Le président sera le porte-parole officiel de la GSA|AÉÉS;
6. Le président donnera des conseils et une direction pour l’avancement et la promotion des objectifs de la GSA|AÉÉS;
7. Le président présentera le rapport sur toutes les activités entreprises au nom de la GSA|AÉÉS à toutes les réunions générales de la GSA|AÉÉS;
8. Le président présentera un rapport annuel écrit, qui sera satisfaisant, au conseil exécutif sortant;
9. Le président pourra signer pour l’ouverture des comptes de la GSA|AÉÉS;
10. Le président ou son (sa) délégué(e) comblera les responsabilités qui n’incombent pas vraiment à un membre du conseil exécutif;
11. Le président ou son (sa) délégué(e) contribuera à la mise à jour de la page web de la GSA|AÉÉS.
12. Le président siègera sur le conseil des gouverneurs de l’Université Laurentienne, sur le conseil des diplômés et au sénat. S’il ne peut pas siéger au sénat ou sur le conseil des diplômés, le vice-président peut le remplacer.

b) Vice-Président (VP)
1. Le VP aura le pouvoir et exercera les devoirs du président en cas d’une absence prolongée ou d’une incapacité de ce dernier, ou si le poste de président est vacant;
2. Le VP siègera à au moins un sous-comité du sénat;
3. Le VP gardera une liste complète des étudiants diplômés qui siègent aux comités de l’université, ainsi qu’une liste des membres diplômés siégeant sur ces comités;
4. Le VP présentera le rapport de toutes les activités entreprises au nom de la GSA|AÉÉS à toutes les réunions générales de la GSA|AÉÉS;
5. Le VP aura des fonctions additionnelles qui sont prévues dans la présente, ou qui peuvent lui être conférées ou lui être attribuées par les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS;
6. Le VP est responsable d’établir et de maintenir une communication avec les associations universitaires des étudiants diplômés autres que l’Université Laurentienne et avec d’autres organismes, jugées avantageuses par les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS;
7. Le VP ainsi que le président représenteront la GSA|AÉÉS à la communauté externe;
8. Le VP doit superviser toutes les communications publiques et les publications de la GSA|AÉÉS, le cas échéant;
9. Le VP supervisera les services offerts par les organisations externes à la GSA|AÉÉS;
10. Le VP sera un des trois membres signataires requis du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS.

c) Trésorier
1. Le trésorier doit tenir une comptabilité complète et précise de tous les encaissements et décaissements de la GSA|AÉÉS dans les registres de comptes, et il doit déposer tous les sommes ou autres effets de valeur au nom de la GSA|AÉÉS dans une banque ou une autre institution financière désignée par les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS;
2. Le trésorier déboursera les fonds de la GSA|AÉÉS sous la direction des membres du conseil exécutif, avec des pièces justificatives à l’appui. Il soumettra aux membres du conseil exécutif, lors des réunions régulières, toutes les transactions et la position financières de la GSA|AÉÉS;
3. Le trésorier sera un des trois membres signataires requis du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS;
4. Le trésorier sera responsable de promouvoir les projets de la GSA|AÉÉS;
5. Le trésorier accomplira d’autres tâches, si requises par les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS.

d) Secrétaire
1. Le secrétaire agit comme secrétaire rapporteur du conseil exécutif, lors des conseils mixtes et des réunions générales de la GSA|AÉÉS;
2. Le secrétaire sera responsable de conserver le registre des procès-verbaux ainsi que les dossiers de la GSA|AÉÉS à jour, sauf les dossiers financiers;
3. Le secrétaire sera responsable de conserver les copies originales de la Constitution, des procès-verbaux des réunions et des amendements;
4. Le secrétaire préparera l’ordre du jour et les procès-verbaux de telles réunions sous la direction du président;
5. Le secrétaire agira comme président lors des réunions administratives et du conseil de la GSA|AÉÉS;
6. Le secrétaire distribuera le brouillon du procès-verbal de la réunion précédente aux membres pour leur approbation et prendra note des amendements à y apporter;
7. Le secrétaire mettra le procès-verbal ratifié avec les amendements dans le registre approprié;
8. Le secrétaire préparera et distribuera les avis des réunions générales telles que requises par ce règlement ou un autre de la GSA|AÉÉS;
9. Le secrétaire préparera et distribuera les avis, les annonces et les autres documents publics à distribuer aux membres;
10. Le secrétaire s’assurera que les réunions et les conférenciers se conduisent selon le « Roberts’ Rules of Order »;
11. Le secrétaire exécutera toutes les tâches demandées par les membres du conseil exécutif du GSA|AÉÉS;
12. Le secrétaire veillera à l’implémentation ainsi qu’au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et gèrera les demandes et les plaintes.

e) Responsables des activités récréatives
1. Les responsables des activités récréatives seront responsables de l’organisation, de la coordination, de l’exécution, de la gestion en générale et des relations publiques pour toutes les activités sociales, récréatives, artistiques, littéraires et éducatives;
2. Les responsables des activités récréatives seront responsables de la publicité, des avis et des annonces concernant les activités sociales, récréatives, artistiques, littéraires et éducatives;
3. Les responsables des activités se rapporteront aux membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS pour toutes les activités sociales, récréatives, artistiques, littéraires et éducatives;
4. Les responsables des activités récréatives exécuteront toutes les tâches demandées par les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS;

f) Officier des communications
1. L’officier des communications sera choisi parmi les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS;
2. L’officier des communications renforcera la politique concernant les courriels de la GSA|AÉÉS.

g) Représentants étudiants
1. Les représentants étudiants présentent un rapport sur les activités, procédures et politiques de leurs départements au conseil mixte de la GSA|AÉÉS, établissent leurs opinions et coordonnent la participation des étudiants de leurs départements;
2. Chaque département désignera un représentant;
3. Le représentant de chaque département pourra voter aux réunions mixtes du conseil;
4. Les représentants étudiants exécuteront toutes les tâches demandées par les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS et approuvées par le conseil mixte;
5. Il en est de la responsabilité des étudiants diplômés de chaque programme de tenir des élections pour leurs représentants au Conseil. Les départements doivent avoir une entière autonomie pour élire leurs représentants. S’il n’y a pas d’élection, un candidat sera élu par acclamation après avoir fourni un formulaire de nomination avec 10 signatures ou 50 % des membres du département, en fonction de la liste comportant le moins de signatures. L’avis d’acclamation sera affiché.
L’acclamation prendra effet si la position n’est pas contestée deux semaines après la publication initiale.

h) Directeur général des élections (DGE)
1. Le DGE sera nommé par le conseil exécutif de la GSA|AÉÉS, au moins un (1) mois avant les élections générales;
2. Le DGE est chargé d’organiser et de mettre en oeuvre les élections relatives à la GSA|AÉÉS. Il doit avoir l’autorité finale pour faire respecter les règlements électoraux tels que définis par les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS, et pour trancher en cas de conflits;
3. Le DGE administrera et supervisera tous les aspects de l’élection des membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS;
4. Le DGE a des fonctions additionnelles comme stipulées dans la présente, ou qui pourraient être assignées par les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS.

i) Autres officiers
1. Tous les autres officiers de la GSA/AÉÉS seront choisis parmi l’ensemble des membres et approuvés par le conseil mixte;
2. Tous les autres officiers de la GSA|AÉÉS peuvent être nommés par le conseil exécutif, les représentants étudiants ou les membres de la GSA|AÉÉS;
3. Tous les autres officiers de la GSA | AEES auront le pouvoir et les fonctions qui leur auront été conférés ou qui leur ont été assignés par les membres du conseil exécutif de la GSA | AEES.

j) Sénateurs/Sénatrices
1. Les sénateurs élus par les membres siègeront au Sénat et feront état des activités, des évènements et des politiques du Sénat au Conseil conjoint du GSAlAÉÉS

      6. Élections

i) Une élection des membres du conseil exécutif et des commissaires du corps électoral sera tenue annuellement ou en cas de vacances d’un commissaire du comité exécutif ou du corps électoral. Ces élections doivent être présidées par le directeur général des élections. L’élection se tiendra comme suit;

a) Une date sera rendue publique au moins trois (3) semaines avant le scrutin;

b) Le dépôt des noms des mises en candidatures sera clos au moins une semaine calendaire avant la date du scrutin;

c) La nomination d’un directeur général des élections sera annoncée au moins trois (3) semaines avant la date du scrutin;

d) Le directeur général des élections doit mener le processus de mises en candidatures comme prescrit par la présente :

ii) Procédures de mises en candidatures :

a) Les formulaires, les informations et les instructions de mise en candidature doivent être envoyés par courriel aux membres de la GSA|AÉÉS et doivent être disponibles pour le téléchargement à partir du site Web de la GSA|AÉÉS au moins trois (3) semaines avant la date du scrutin;

b) L’information de mise en candidature doit indiquer ce qui suit : les postes vacants des dirigeants, la date de clôture des candidatures, la date du scrutin ainsi que l’adresse postale sur le campus du directeur général pour le retour du courrier;

c) Les retours seront acceptés jusqu’à 16 h 30 le jour de clôture des candidatures. Cette période de mises en candidatures pourrait être prolongée par le directeur général des élections dans l’éventualité qu’aucun candidat n’ait postulé à la date de clôture, un avis écrit sera fourni à tous les membres;

d) Dans le cas d’une candidature unique pour n’importe quel poste du conseil exécutif, un vote de confiance sera tenu par les membres;

e) Le directeur général des élections informera les candidats et la GSA|AÉÉS des résultats dès que les résultats du scrutin seront connus;

f) Si après deux périodes de mise en candidature, aucun candidat ne sollicite le poste de dirigeant, les responsabilités de ce poste pourront être déléguées par les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS tel que déterminé, par eux, pendant toute la durée du terme.

iii) Procédures d’élection

a) Un vote sera tenu par bulletin secret. Un bulletin de vote sera disponible pour chaque membre de la GSA|AÉÉS à l’assemblée générale annuelle;

b) Le directeur général des élections doit accepter les retours jusqu’à, au moins, 16 h 30 le jour des élections.

c) Un candidat a le droit de nommer un représentant qui pourrait être présent pendant le dépouillement des bulletins de vote;

d) Le directeur général des élections fera le décompte des votes, en présence des scrutateurs, et déterminera leur validité;

e) Chaque candidat a le droit à un recomptage;

f) Dès que les résultats sont connus, le directeur général des élections doit les annoncer aux membres du conseil exécutif sortant, aux commissaires du corps électoral, aux candidats et aux membres sortants du conseil exécutif et au commissaire du corps électoral de la GSA|AÉÉS;

g) Dans l’éventualité d’une égalité, un second scrutin sera tenu dans les cinq semaines suivant la date de la première élection, avec publicité/avis de la tenue d’un scrutin selon les procédures normales d’élection. Ces résultats sont également dévoilés aux membres de la GSA|AÉÉS dans la semaine suivant les résultats définitifs;

h) Tous les formulaires de candidature et les bulletins de vote sont la propriété de la GSA|AÉÉS, seront conservés quarante-huit heures après l’annonce des résultats des élections et seront détruit après ce délai si aucune contestation ne survient.

iv) Élections spéciales

a) Dans le cas où, après une période de deux semaines de mise en candidature à un poste vacant de direction ou de commissaire du corps électoral, il n’y a qu’un seul candidat pour le poste, la décision sera alors prise par le conseil mixte plutôt que par une élection générale. En l’absence d’un candidat, le poste en question demeurera vacant.

       7. Destitution des membres du conseil exécutif ou des représentants                      d’étudiants

a) Avant l’expiration de leur mandat, les membres de la GSA|AÉÉS peuvent, par une résolution adoptée par au moins les deux tiers des voix exprimées lors d’une réunion conjointe du conseil exécutif et du conseil des représentants étudiants de la GSA|AÉÉS, dont l’avis stipulant leur intention de passer une telle résolution a été notifiée, destituer n’importe quel membre du conseil exécutif et peuvent, par majorité du suffrage exprimé lors de la réunion, élire n’importe quel membre à leur place pour le reste de ce terme.

b) Les motifs d’une telle destitution ne seront entrepris que lorsqu’un administrateur ou un représentant de département sera en violation avec la constitution ou les règles de la GSA|AÉÉS ou en cas d’échec pour représenter les intérêts des membres.

c) Une motion de destitution, une fois engagée, ne sera pas adoptée tant que l’accusé (ou son représentant) n’aura pas eu l’opportunité de s’expliquer auprès du conseil exécutif/conseil des représentants étudiants conjoint.

d) À la demande de n’importe quelle partie, le conseil exécutif/conseil des représentants étudiants conjoint devra accorder au plus dix (10) jours ouvrables à ladite partie pour rassembler les preuves et les éléments pertinents. Le conseil exécutif mixte/conseil des représentants étudiants sera reconvoqué pour un vote sur la motion de destitution.

e) Le quorum requis pour les requêtes de destitution est établi à 60 % des membres ayant le droit de vote lors d’une réunion conjointe du conseil exécutif/conseil des représentants étudiants; le président ou le vice-président du conseil exécutif devra être présent.

f) À moins qu’une violation procédurale soit démontrée, un vote de destitution adopté ne pourra être porté en appel.

     8. Assemblée générale de la GSAlAÉÉS

Les réunions de l’ensemble des membres de la GSA|AEES se nomment les « assemblées générales ».

i) Code de conduite

a) Chaque question sera décidée, en premier lieu, par un vote à main levée, à moins qu’un vote secret soit exigé par un des membres. Lors d’un vote à main levée, à moins qu’un vote secret ait été demandé, une déclaration du président annoncera qu’une résolution a été adoptée ou non et elle sera inscrite au procès-verbal de l’assemblée générale qui sera admise en preuve, comme preuve prima facie du fait sans preuve du nombre ou de la proportion des votes en faveur ou contre cette résolution;

b) En cas d’égalité des voix lors de n’importe quelle assemblée générale, que ce soit lors d’un vote à main levée ou d’un scrutin, le président aura droit à une seconde voix ou à une voix prépondérante;

c) Il n’y aura aucun vote par procuration.

ii) Avis

a) Chaque fois qu’un avis général est requis, un tel avis sera envoyé à tous les adhérents de la GSA|AÉÉS par courriel, affiché (au moyen d’affiches) autour de l’université ainsi que placé sur la page Web de la GSA|AÉÉS, deux semaines à l’avance;

b) Aucune erreur ou omission dans l’avis de toute assemblée générale ou de toute réunion ajournée des membres de la GSA|AÉÉS, ne peut invalider de telles réunions ou annuler toutes procédures prises à ce sujet, et aucun membre ne pourraient, en aucun temps, déroger à l’avis de ces réunions et notifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les procédures prises à ce sujet;

c) Aux fins d’envoi de l’avis à un membre ou à un membre du conseil exécutif pour toute réunion ou pour autre chose, l’adresse de la résidence actuelle, l’adresse interdépartementale ou l’adresse courriel seront consignées dans les registres de la GSA|AÉÉS;

d) Si au moins dix membres demandent par écrit au conseil exécutif de la GSA|AÉÉS de tenir une assemblée générale, le conseil exécutif émettra sans délai un avis annonçant la tenue d’une assemblée générale et les points demandés à l’ordre du jour, qui seront traités avec tout autre sujet dûment soumis avant l’assemblée;

e) Une assemblée générale doit être tenue au moins une fois par an, vers la fin de la session d’hiver (habituellement la dernière semaine de mars ou de la première semaine d’avril).

iii) Quorum

a) Le quorum requis pour discuter les points de l’ordre du jour, comprenant les élections et les référendums lors de toute assemblée générale, est fixé à 3 % de l’ensemble des adhérents.
iv) Procès-verbaux

a) Un compte rendu des débats de toutes les assemblées générales doit être conservé dans un registre ou des registres fournis à cet effet. Le procès-verbal de toutes les réunions de cette nature doit être donné aux membres du conseil exécutif.

b) L’adoption des procès-verbaux sera votée lors de l’assemblée générale suivante. Les procès-verbaux seront signés et seront accessibles aux membres pour consultation sur la page Web de la GSA|AÉÉS.

     9. Réunions du conseil exécutif

Les réunions des membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS se nomment les « réunions du conseil exécutif ».

i) Code de conduite

a) À moins d’être requis par les règlements, les membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS peuvent tenir leurs réunions à l’endroit ou aux endroits de leur choix;

b) Les membres du conseil exécutif peuvent examiner ou traiter tout sujet spécial ou général à toute leur réunion;

c) À toute réunion du conseil exécutif, où des questions confidentielles ou personnelles seront traitées, une séance à huis clos pourrait se tenir avec l’approbation de la majorité des membres votants du conseil exécutif. La justification de la motion doit être réitérée par le président avant que la réunion ne se déroule à huis clos;

d) Les membres peuvent soumettre tous les sujets qu’ils souhaitent porter à l’attention des membres du conseil exécutif par lettre adressée aux membres ou en étant présents aux réunions du conseil exécutif. Les membres du conseil exécutif doivent, à la réception d’une telle lettre ou par la présence du membre à toute réunion du conseil exécutif, adresser ce sujet à la prochaine réunion ou à cette réunion, le cas échéant;

e) Les questions soulevées à toute réunion du conseil exécutif sont décidées, déterminées et approuvées par voix à majorité simple;

f) En cas d’égalité des voix, la requête ou la question sera renvoyée au conseil mixte;

g) Tous les votes, à une telle réunion, seront faits par bulletin secret si un membre du conseil exécutif l’exige;

h) Une déclaration du président annoncera qu’une résolution a été adoptée ou non et sera inscrite au procès-verbal qui sera admis en preuve, comme preuve prima facie du fait, sans preuve du nombre ou de la proportion des votes en faveur ou contre cette résolution;

i) Les réunions du conseil exécutif se tiendront au minimum une fois par mois ou plus souvent si nécessaire;

j) La dernière version de « Robert’s Rules of Order » sera suivie;

k) Il n’y aura aucun vote par procuration.

ii) Avis

a) Aucun avis officiel de convocation n’est nécessaire si tous les membres du conseil exécutif sont présents, ou si les absents ont signifié leur consentement à la tenue de la réunion en leur absence;

b) Les réunions des membres du conseil exécutif peuvent être officiellement convoquées par le président ou le vice-président sous la direction du président;

c) Un préavis d’au moins trois jours sera donné à tous les membres du conseil exécutif avant la tenue de cette réunion;

d) La déclaration statutaire du vice-président ou du président que l’avis a été donné conformément à ce document sera une preuve formelle et suffisante de l’émission d’un tel avis;

e) La GSA|AÉÉS peut choisir un ou plusieurs jours dans un mois, voire des mois, la date des réunions régulières à une heure à être déterminée et pour de telles réunions ordinaires aucun préavis ne sera envoyé;

f) Aucune erreur ou omission dans l’avis de toute réunion du conseil exécutif ne peut invalider de telles réunions ou annuler toutes procédures prises à ce sujet, et aucun membre ne pourraient, en aucun temps, déroger à l’avis de ces réunions et notifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les procédures prises à ce sujet;

iii) Quorum

a) Le quorum requis pour discuter les points de l’ordre du jour est composé au minimum de la moitié plus un des membres-votants du conseil exécutif, à condition qu’il n’y ait pas de réunion s’il n’y a pas un minimum de trois membres sur place.

iv) Procès-verbaux

a) Un compte rendu des débats de toutes les réunions du conseil exécutif doit être conservé dans un registre ou des registres fournis à cet effet. Les procès-verbaux de toutes les réunions de cette nature doivent être donnés aux membres du conseil exécutif.

b) L’adoption des procès-verbaux sera votée lors de la prochaine réunion des membres du conseil exécutif et, après l’adoption par les membres du conseil exécutif, les procès-verbaux doivent être signés par le président et seront accessibles aux membres de la GSA|AÉÉS dans les locaux de la GSA|AÉÉS pendant les heures normales d’ouverture.

     10. Réunions du conseil mixte

Les réunions mixtes du conseil exécutif et du conseil des représentants étudiants du GSA|AÉÉS se nomment les « réunions du conseil mixte ».

i) Code de conduite

a) À moins d’être requis dans les règlements, les réunions du conseil mixte de la GSA|AÉÉS peuvent se tenir à l’endroit ou aux endroits de leur choix;

b) Les membres du conseil exécutif peuvent examiner ou traiter tout sujet spécial ou général à toute réunion du conseil mixte;

c) À toute réunion du conseil mixte où des questions confidentielles ou personnelles seront traitées, une séance à huis clos pourrait se tenir avec l’approbation de la majorité des membres votants. La justification de la motion doit être réitérée par le président avant que la réunion ne se déroule à huis clos;

d) Les membres peuvent soumettre tous les sujets qu’ils souhaitent porter à l’attention des membres du conseil mixte par une lettre adressée aux membres du conseil mixte ou en étant présent aux réunions. Les membres du conseil mixte doivent, à la réception d’une telle lettre ou par la présence du membre à toute réunion du conseil mixte, tenir compte de ce sujet à la prochaine réunion ou à cette réunion le cas échéant;

e) Les questions soulevées à toute réunion du conseil mixte sont décidées, déterminées et approuvées par voix à majorité simple;

f) En cas d’égalité des voix, la requête ou la question sera renvoyée à la prochaine réunion du conseil mixte;

g) Tous les votes, à une telle réunion, seront faits par bulletin secret si un membre du conseil mixte l’exige;

h) Une déclaration du président annoncera qu’une résolution a été adoptée ou non et sera inscrite au procès-verbal qui sera admis en preuve, comme preuve prima facie du fait sans preuve du nombre ou de la proportion des votes en faveur ou contre cette résolution;

i) Les réunions du conseil mixte se tiendront au minimum une fois par mois ou lorsque nécessaire;

j) La dernière version de « Robert’s Rules of Order » sera suivie;

k) Il n’y aura aucun vote par procuration.

ii) Avis

a) Aucun avis officiel de convocation n’est nécessaire si tous les membres du conseil mixte sont présents, ou si les absents ont signifié leur consentement à la tenue de la réunion en leur absence; Les réunions du conseil mixte peuvent être officiellement convoquées par le président ou par le vice-président sous la direction du président;

b) Un préavis d’au moins trois jours sera donné en main à tous les membres du conseil mixte avant la tenue de cette réunion ou sera expédié par courrier interdépartemental, ou envoyé par courriel à chaque membre du conseil mixte au moins une semaine avant la tenue de la réunion;

c) La GSA|AÉÉS peut choisir un ou plusieurs jours dans un ou des mois, comme date des réunions régulières à une heure à déterminée et, pour de telles réunions ordinaires, aucun préavis n’est requis;

d) Aucune erreur ou omission dans l’avis de toute réunion du conseil exécutif ne peut invalider de telles réunions ou annuler toutes procédures prises à ce sujet, et aucun membre ne peut, en aucun temps, déroger à l’avis de ces réunions et notifier, approuver ou confirmer l’une ou toutes les procédures prises à ce sujet;

iii) Quorum

a) Le quorum requis pour discuter les points de l’ordre du jour est composé au minimum de la moitié plus un des membres-votants du conseil mixte, à condition qu’il n’y ait pas de réunion à moins que cinq (5) membres soient présents.

iv) Procès-verbaux

a) Un compte rendu des débats de toutes les réunions du conseil mixte doit être conservé dans un registre ou des registres fournis à cet effet. Les procès-verbaux de toutes les réunions de cette nature doivent être donnés à la présidence.

b) L’adoption des procès-verbaux sera votée lors de la prochaine réunion du conseil mixte, les procès-verbaux doivent être signés par le secrétaire et seront accessibles aux membres de la GSA|AÉÉS dans les locaux de la GSA|AÉÉS pendant les heures normales d’ouverture.

     11. Année fiscale

a) À moins d’avis contraire des membres du conseil exécutif de la GSA|AÉÉS, l’exercice financier se termine le 30e jour d’avril de chaque année et commence le 1er mai.

     12. Amendements

a) Tous les membres de la GSA|AÉÉS peuvent proposer des amendements ou des ajouts à la constitution de la GSA|AÉÉS;

b) Tout amendement proposé sera soumis aux membres lors d’une réunion générale ou inclut au vote à bulletin secret des élections, avec avis de tout amendement accompagné d’un avis de la réunion. Un referendum aura lieu si un amendement est accepté par au moins dix membres de la GSA|AÉÉS;

c) L’adoption d’un amendement nécessite deux tiers des votes.

     13. Conflit d’intérêts

a) Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts d’un membre du conseil exécutif ou d’un représentant étudiant peuvent mettre en question l’indépendance, l’impartialité et l’objectivité que les membres du conseil exécutif ou les représentants étudiants sont tenus d’exercer dans le cadre de leurs fonctions. Un conflit d’intérêts peut être d’ordre financier ou autre;

b) Il est du devoir du membre du conseil exécutif ou du représentant étudiant de souligner le conflit d’intérêts par écrit ou verbalement à un dirigeant ou lors d’une réunion du conseil mixte si le conflit surgit sans avis;

c) Le membre du conseil exécutif ou le représentant étudiant qui fait face à un conflit d’intérêts doit le déclarer avant la discussion. Lors de la dénonciation du conflit, cette personne doit :

1. ne pas être présent à la séance à huit clos, lors des discussions de procédures ou lors du vote sur ce sujet, ce contrat ou cet arrangement quelconque;

2. s’abstenir, lors d’une session ouverte, de discuter et de voter sur ce sujet, ce contrat ou cet arrangement quelconque.


Cette Constitution a été ratifiée lors d’une assemblée générale des membres de la GSA|AEES en ce 30e jour de mars 2011. Il a été approuvé à l’unanimité que tous les règlements de la GSA | AEES soient abrogés et que cette constitution, telle que modifiée par les membres, soit ratifiée.